株式会社ペンシル

​住所:福岡県福岡市中央区天神一丁目3-38 天神121ビル5階

​業種:情報通信業

社員数:133名

HP:http://www.pencil.co.jp/

第3回取材記事
テレワークを活用して場所にとらわれない就業を実現

ペンシルでは、非属人的なオペレーション業務を担うサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル(PIC)」を福岡市内と長崎県壱岐市に設けています。今回は、福岡本社に加えて各サテライトオフィスを訪問し、スタッフの方たちにもお話をうかがってきました。

古民家を改装したPIC壱岐の外観とオフィスの様子

●「PIC愛宕」と「PIC壱岐」、それぞれの特徴とは

――御社のサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル(PIC)」は、福岡市内の「PIC愛宕」と、長崎県壱岐市にある「PIC壱岐」の2カ所にあります。それぞれの特徴をお聞かせください。

(左から)PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

2016年4月に開設したPIC愛宕は福岡本社からバスで30分ほどの市街地にあり、福岡本社のシステムソリューション部のサポートとしてサイトの品質チェックや動作確認などをメインに行っています。スタッフはシステムエンジニアなどを中心に採用しています。2018年2月現在、スタッフ数は5名で、日々の業務の振り分けや進行管理を担当するリーダーを任命しています。

 

2017年10月に開設したPIC壱岐はコンサルティング業務の補助として、Web広告の運用管理や資料作成業務を行っています。これまでは壱岐市が官民協働で運営する「壱岐テレワークセンター」に入居していましたが、2018年1月に古民家を改装したオフィスが完成し、移転しました。2018年3月現在、スタッフ数は5名で、4月には新たに2名の入社が決まっています。

 

どちらのPICにもゼネラルマネージャーの梅門は毎週訪れて業務の進捗管理を行っています。

 

――PICを開設してペンシル社内にはどのような好影響が見られますか?

 

これまではコンサルタントである社員が自分で行っていた非属人的なオペレーション業務をPICに依頼できるようになったことで、本来のコンサルティング業務により集中して取り組めるようになりました。その結果、コンサルタントの今年度の月平均の残業時間は昨年度の2割減という成果が出ました。さらに、直近半年に限れば、おそらくもっと残業時間は少ないと思います。背景には、会社として働き方を見直していることもあります。

 

PICにはすんなりと業務を移管できていて、スタッフの方たちはこちらの予想以上によくやってくれていると感じます。また、社内の全体朝礼や四半期ごとの全社会議などでPICについても報告をする機会がありますので、これまでの進捗や、PICでできる業務やサービスを伝えて社内での認識を高めているところです。

 

―来年度以降のテレワーク活用・拡大予定についてお聞かせください。

 

PIC愛宕では、リーダーを置いて、梅門の不在時もオペレーションがよりスムーズに回るようにしましたが、PIC壱岐でも同様に行えればと思っています。

 

場所は未定ですが、新たなPIC開設の計画もあります。これまでの経験を活かして、福岡からは遠隔となる地域に開設することも可能かもしれません。これから検討していきます。

●PIC愛宕訪問:リーダーへインタビュー

PIC愛宕を訪問し、リーダーを務めている宮下千佳さんにお話をうかがいました。

 

――PIC愛宕に入社された経緯や現在の業務内容などをお聞かせください。

前職はテストエンジニアで、Webサイトのチェックなどを行っていました。ペンシルについては、オフィスに動物のぬいぐるみが多数置かれているなどユニークな企業だと以前から興味を持っていました。PIC愛宕の人材募集を知り、これまでの経験を活かして仕事ができると思い応募。採用され、2017年7月にフルタイムの契約社員として入社しました。

PIC愛宕スタッフ 宮下千佳さん

業務の依頼は福岡本社の各部署からチャットで入ってきます。ときには福岡本社へ出向いて話を聞くこともあります。それぞれの業務内容からどのスタッフに何を依頼するかを考えて割り振ります。通常、数日間の作業期間をとりますが、ときには急ぎの依頼が飛び込んでくることもあります。そうした場合には、どこまでならできるかを提示して、できる限り請けるようにしています。

 

日々の連絡はチャットが中心で、Web会議は現状ではあまりしていませんが、環境が整いましたので今後はもっと取り入れていきたいです。

PIC愛宕の勤務風景

――これまでリーダーとして経験を積む中で工夫をしてきたことはありますか?

 

現在、取り組んでいることは、チェック結果を報告するフォーマットの作成です。これまで特に決まったフォーマットはありませんでしたが、業務依頼元が求めている情報を一度でもれなく提供できるようにしたいのですが、サイトチェックは人によって視点が異なったり、チェックの細かさに差があったりします。そこで、PIC愛宕として統一のフォーマットを作り、チェック項目を明示化していきたいと思っています。全員の確認レベルを合わせるということですね。共通フォーマットがあれば、業務のたびにそれぞれが独自に書類の形式を作る必要がなくなり、チェック結果を報告する時間も短縮されます。

 

納品期日についてはある程度早めに設定するようにしています。日程に余裕があれば、やむを得ず、期日をずらさなければならなくなっても納期に間に合わせることが可能です。

 

そのほか心がけているのは日々のコミュニケーションです。デスクワークなのでパソコンに向かいっぱなしになりますが、ときには楽しい話題で雑談をします。もちろん、仕事で指摘したい点は遠慮せずに話をします。

 

――PIC愛宕についてはどう思われますか?

 

このようなサイトチェック業務で短時間勤務が可能な就業場所が、そもそも福岡ではとても少ないと思います。スタッフの中には育児で就業時間が限られる人もいますので、フルタイムでなくても専門知識を活かして働ける場があることは理想的ではないでしょうか。

 

PICでは基本的に残業できませんが、そもそも残業が可能ですと「残業ありき」で考えてしまい、その分長時間労働になり、業務の効率化を考える機会もなくなってしまいます。実際、私の前の職場でも、残業が当たり前の雰囲気になっていました。

 

PIC愛宕で働くようになってからは就業時間が決まっている中、できるだけ多くの業務量をこなすなら必然的に効率化するしかありません。ただ現状、フルタイム勤務である程度融通がきく自分が業務をひきとってしまうこともあり、今後はより仕組み化を進めてできるだけそうしたことを減らしていきたいと思っています。

●PIC壱岐訪問:古民家を改装したサテライトオフィス

福岡・博多港からジェットフォイルに乗船し、約1時間で壱岐へ。築56年の古民家を改装し、2018年1月に完成したPIC壱岐のオフィスを訪問しました。

 

落ち着いたたたずまいの外観です。

玄関をあがってすぐの部屋は研修などにも使われます。

オフィスでの勤務風景です。内装は自社でアイデアを出したもの。壱岐の自然や特産物をイメージした色が使用されています。

●PIC壱岐訪問:スタッフへインタビュー①

PIC壱岐スタッフの白石さんにお話をうかがいました。

 

――PIC壱岐に入社された経緯や現在の業務内容などをお聞かせください。

ずっと壱岐在住で、これまではいくつかの会社で事務の仕事をしてきました。PIC壱岐の募集を知ったときは市役所の臨時採用で働いていて、安定して働ける職場を探していました。ペンシルの説明会に参加して業務の話を聞き、同日に行われた面接を経て採用されました。子どもは中学生と小学生の2人です。9時から18時までのフルタイム勤務で、残業はありません。

PIC壱岐スタッフ 白石恵理さん

今は毎日、Web広告の運用を担当しています。そのほか、レポート作成や競合調査を行うこともあります。業務については福岡本社にいる担当者と連絡を取り合いながら行っています。連絡手段はチャットが多く、Web会議もたまに行います。

 

――これまで行ってきた仕事との違いはいかがですか?

 

今までは給料計算など、できあがっている仕組みを使った管理業務を主に行ってきたので、ペンシルに入社して初めてWeb広告の運用に携わっています。業務のやり方などは最初に福岡本社から担当者が壱岐に来て、ていねいに教えてもらいました。

 

毎日、前日のWeb広告運用がどうだったかをチェックしていますが、調整した分がうまくいったとか、売上があがったとか数字で返ってくることがとても楽しみです。こういう業務は壱岐ではほかにないと思います。

 

――PIC壱岐についてはどう思われますか?

 

とても働きやすい環境で居心地が良いです。子どもが小さいスタッフの中にはもっと短い時間の勤務の人もいます。壱岐にある会社で事務を担当するなら、小さい会社に一人ということになりがちなのですが、ここは何かあっても誰かがいてくれるという安心感があります。

 

また、壱岐にいながら東京の仕事ができるとは考えてもいませんでした。コミュニケーション面では最初は相談をしていいのかとまどったこともありましたが、チャットにも慣れてきました。何でも聞いてほしいと言ってくれているのでやりやすいです。このオフィスに来て働けることがとても楽しいです。

●PIC壱岐訪問:スタッフへインタビュー➁

ペンシルには健康食品などシニア向けの商材を扱うクライアントも多いので、シニアユーザーの視点でサイトを診断するSFO(シニアフレンドリー最適化)サービス「シニア対応サイト診断サービス」を担当するシニアスタッフの採用も進めています。PIC壱岐スタッフの森村さんもその一人です。

 

――PIC壱岐に入社された経緯や現在の業務内容などをお聞かせください。

2017年12月からPIC壱岐で働き始めたばかりです。前職は市役所勤務で、2017年の3月に定年退職しました。市役所での仕事は事務全般で、私はパソコンに関することをすべて担当していました。退職後、仕事を探しているときにPIC壱岐の募集を見て、自分がもっとスキルアップしたかったこともあり応募し、選考の結果採用されました。

PIC壱岐スタッフ 森村茂美さん

私の業務は、サイトの情報を集めてシニア向けの市場を意識した分析・解析です。新しく取り組む業務ですので、福岡本社にいる同じくシニアスタッフの先輩から学びながら仕事を進めています。

 

普段の連絡はチャットです。顔が見えるWeb会議は電話よりもいいですね。オフィスが離れていても、テレワークでつながっているので、あまり離れている感じがしません。

 

――PIC壱岐についてはどう思われますか?

 

働く場自体が少ない壱岐において、PICはとても雇用創出に貢献していると思います。事務系の仕事自体が少なく、その中でさらにある程度融通がきく仕事となるとほとんどありません。PICのような職場がもっとできればと願います。

●PIC壱岐を訪問して

スタッフの方たちが、新しいチャレンジとなる仕事にいきいきと取り組んでいる様子が印象的でした。離島で就ける仕事が限られていることや、PIC壱岐への期待の大きさもあらためて感じさせられました。

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厚生労働省

​テレワーク宣言応援事業

テレワーク宣言応援事業事務局 (株)テレワークマネジメント

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