株式会社ペンシル

​住所:福岡県福岡市中央区天神一丁目3-38 天神121ビル5階

​業種:情報通信業

社員数:133名

HP:http://www.pencil.co.jp/

第4回取材記事
サテライトオフィスにより全社の効率化が大きく進んでいる

ペンシルでは、非属人的なオペレーション業務を担うサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル(PIC)」を福岡市内と長崎県壱岐市に設けています。今回は、福岡本社に加えて各サテライトオフィスを訪問し、スタッフの方たちにもお話をうかがってきました。

●2020年までにサテライトオフィスの勤務者を20名程度まで増やしたい

(左から)PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、
パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

――現在のPICスタッフの人数や、今後の採用計画についてお聞かせください。

 

2018年9月現在、PIC愛宕は4名(※1)、PIC壱岐は7名です。壱岐では今年度中にもう1名の採用を予定しています。PIC全拠点を総合して毎年3名ずつ増員し、2020年までにサテライトオフィス勤務者を20名程度にしたいと考えています。

 

現在、PICマネージャーの梅門はPIC愛宕で勤務し、2週間に1回ほどのペースで壱岐を訪れています。以前よりもPIC壱岐へ行く回数は減りましたが、問題なく仕事が進んでいます。

※1 第3回記事でインタビューした宮下千佳さんが、PIC愛宕から福岡本社へ勤務地が変更となったため、前回の取材時よりPIC愛宕のスタッフ数が減りました。
 

――社内でPICの存在感は増していますか?

 

PICに非属人的な業務を依頼し、コンサルタントは自分たちの仕事に集中するという流れができました。3カ月に1回の全社会議では、PICの活動報告を行ったり、提供可能なサービスについて話したりし、社内での認知度は上がっていると感じています。

今後は、コンサルタントとより密に連携してさらにいろいろな仕事をしていくとともに、PICからのアウトプットもより早くできるような仕組みや流れを作りたいと思っています。たとえば期限となっている日に完了するのではなく、期限の1日前に仕上げるといった意識改善をしていきたいですね。

●ペンシルのシニア対応サイト診断サービス(SFO)(※2)ディレクターへインタビュー

SFOディレクター 金森洋介さん

――「シニア対応サイト診断サービス(SFO)」に携わるようになった経緯を教えてください。

電機メーカーを定年退職後、ペンシル初のシニアスタッフとして採用され、最初はコンサルタントの補助業務を行っていました。あるとき、通販業者のお客様へシニア目線でWebサイトについて気付きや提案を行ってみたことがきっかけで、SFO(「シニア・フレンドリー・オプティマイゼーション」の略)事業を担当することになりました。

 

最初は一人で携わっていましたが、現在は福岡本社とPIC壱岐にいるシニアスタッフ4名と一緒に行っています。距離は離れていますが、頻繁にチャットでやりとりを行い、週1回はテレビ会議で、密にコミュニケーションをとりながら進めています。テレビ会議では、進捗度合いの確認と、各自の仕事の結果報告を行っています。これまで特にコミュニケーション面で困ったことはないですね。

テレビ会議の様子

――SFOが今後、目標とすることは何ですか?

 

高齢化のスピードが速い日本では、高齢者のニーズに対するいろいろな商品やビジネスが今後ますます生まれるでしょう。

60歳で定年した後、のんびり余生を送るといった人はほとんど見かけません。元気な高齢者が多く、仕事やボランティアなど何らかの形で社会に貢献できる人は多いでしょう。SFOは、そういった人たちが新たな何かを生み出していくというひとつの事例となればと思います。

※2 ペンシル:シニア対応サイト診断サービス(SFO)
https://www.pencil.co.jp/sfo/

●PIC壱岐スタッフへインタビュー①(坂元さん)

PIC壱岐スタッフ 坂元正博さん

――PIC壱岐にシニアスタッフとして入社された経緯をお聞かせください。

前職は学校関係で、再任用のお話もありましたが、違う仕事をやってみたいと思い、2018年3月にペンシルに入社しました。これまでとまったく違う世界ですので、最初はとまどいや不安がありましたが、周囲の方たちに教えていただくうちに、次第に慣れてきたように感じています。

――普段の仕事の進め方はどうされていますか?

たとえば、PIC壱岐のシニアスタッフとして何か提案を行うよう依頼されたら、同僚の森村さん(※)と私がまずそれぞれ個別に案を作ります。お互いの案を付き合わせた後、壱岐オフィスとしての案を梅門さんと金森さんへ送付します。金森さんからコメントをもらったら、修正を行っていくといった流れです。毎週、1時間程度の定例のテレビ会議で、4人で協議することもありますね。

 

※森村茂美さんについては第3回記事でご紹介しています。

 

シニア目線でのチェックは、自分の「見る感覚」が重視されます。シニアに使いやすいWebサイトの改善に結び付くということで、素晴らしい仕事だと考えています。

 

チャットについてはとても便利な手段だと思いますが、うまく説明が伝わるか、相手の受け取り方によっては誤解を受けないかなど、言葉で話すより慎重になります。最初はチャットを送るのも時間がかかりました。

 

――PIC壱岐についてはどう思われますか?

 

まずはやはりオフィス環境の良さを挙げたいです。従来の「オフィス」のイメージとはまったく異なる憩いにあふれたオフィス環境です。とても働きやすく、気持ちよく仕事をさせてもらっています。

 

働く人の都合にあわせた融通のきく雇用形態なので、私は現在、週のうち7時間勤務の日が2日、午前中のみ3時間勤務の日が2日という形で働いています。勤務時間数が短いので、より効率的に考えて働かなければと意識しています。

 

チャットとテレビ会議でコミュニケーションが成り立つため、どこにいても仕事ができますね。持っている力をのびのびと発揮でき、信頼して任せてくれる包容力のある会社だと感じています。

 

インターネットが活用できる会社であれば、壱岐のような離島でも事業が成り立ちます。壱岐市のこれからの産業誘致や雇用促進に役立てる例となるような存在だと考えています。

古民家を改装したPIC壱岐

●PIC壱岐スタッフへインタビュー➁(村井さん)

PIC壱岐スタッフ 村井麻理菜さん

――PIC壱岐へ2018年4月に入社されたとうかがいました。これまでいかがですか?

 

私は10年ほど前に壱岐に戻り、博物館に勤務していました。この間、結婚・出産し、生活スタイルが変わっていく中、土日祝日も出勤する職場で働き続けていくのか、家族との時間を優先して仕事のペースを落とすかを考えていたときに、ペンシルの募集を知りました。

 

これまでもパソコンで資料作りなどは行っていましたが、Webコンサルティングは知らない世界なので不安を覚えました。ですがお話をうかがってみると、自分の今までの経験を活かせ、さらにスキルアップもできるのではと考えて応募したところ、採用されました。

 

同僚もみんな子どもがいるため、何かあってもお互い様という雰囲気があり、とても働きやすいです。自分が休みのときには、誰がかわりに仕事を担当してくれるかも決まっています。

 

現在は週5日、9時から18時までのフルタイム勤務です。子どもは一人で、保育園に預けています。土日祝が休みとなり、子どもとの時間は断然増えました。

 

――現在はどんな業務を担当されていますか?

 

レポート作成や原稿チェックなどです。入社して2~3週間は研修を受け、実際にレポートを作成し、指導を受けました。研修終了後も、新しい種類の業務レポート作成では、都度教えてもらっています。会社のサポートがしっかりしているので、不安なく仕事ができています。

 

毎日行う定例業務と、依頼されて行う業務とが重なった場合、自分なりに優先順位をつけられるようになったかとは思います。いろいろ工夫をしていくという点では、まだこれからです。

 

コミュニケーションはほとんどチャットなので、最初はとまどいましたが、質問を書いているうちに自分の中で整理できてしまい、結果、質問せずに済んだこともありました。文字にすることで、理解が深まったのですね。

 

――PIC壱岐についてはどう思われますか?

 

壱岐は雇用の場が限られ、自分のスキルに見合った仕事を探してもなかなか巡りあいません。もっとPIC壱岐のようなオフィスが壱岐に増えたら、仕事がしやすい環境ができるのではと思います。

●PIC壱岐スタッフへインタビュー③(豊永さん)

PIC壱岐スタッフ 豊永友里恵さん

――豊永さんも2018年4月に入社されたのですね。

 

私は以前、IT業界でプログラマーや事務職として働いていました。壱岐は夫のUターンで住むことになり、私も壱岐で仕事を探したところ、ペンシルの会社説明会がありました。IT業界にいたこともあり興味があり、話を聞いてみたところ面白そうで、働いてみたいと思いました。

 

子どもは未就学児が2人で、幼稚園と保育園に預けています。子どもが急に体調をくずしたときも、フォロー体制がしっかりしているので、安心してお休みをいただけています。現在は週5日、9時から17時までの勤務です。

 

――PIC壱岐での業務についてはいかがですか?

 

私も村井さん同様、レポート作成を主に担当しています。前職の経験が役にたつという点では、定例作業で再び同じ作業をしなくてもいいようにちょっとしたツールをつかったり、パッチを組んだりといったことができることでしょうか。

 

チャットでやりとりしながら仕事をするのは初めてですが、気になったことはすぐに聞けるので、問題なくやり取りできています。最初は何をどこまで聞いていいかと迷いましたが、かなり慣れてきました。

PIC壱岐オフィスの様子

●PICスタッフへ仕事を依頼しているWebディレクターの中川ゆかりさんのコメント

Webサイトの更新をしたときに変更が正しく行われているかのチェックや、決まったフォーマットを使った定期レポート作成などをよく依頼しています。

 

PICに依頼するようになってから、自分の残業時間は減っています。かつて行っていた定例の業務は、今は半分ぐらいになりました。その分、企画やクライアント対応など他の業務に専念できるようになりました。もはやPICはなくてはならない存在で、全社的に活用しています。

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