株式会社ペンシル

​住所:福岡県福岡市中央区天神一丁目3-38 天神121ビル5階

​業種:情報通信業

社員数:133名

HP:http://www.pencil.co.jp/

第5回取材記事
サテライトオフィスの存在感がますます増している

ペンシルのサテライトオフィス「ペンシル イノベーション セントラル(PIC)」は、今年度も離島での遠隔雇用を行い、業務量も内容も拡大してきました。福岡本社、長崎県壱岐市のPIC壱岐オフィス、福岡市愛宕のPIC愛宕オフィスを訪問し、マネージャーやスタッフの方たちにお話をうかがいました。

●予定どおりにPICの採用計画が進み、社内でなくてはならない存在に

(左から)PICゼネラルマネージャー 梅門啓二さん、

パフォーマンスマネイジメント部ゼネラルマネージャー 安田智美さん

――PICの今年度の採用実績についてお聞かせください。

 

PIC壱岐には2018年10月、新たに1名入社し、8名体制となりました。今年度の採用計画は予定どおりに進みました。

 

PIC壱岐スタッフ8名のうち6名が女性で、2名が男性のシニアスタッフです。女性6名のうち4名はWeb広告の運用を担当し、2名はレポート作成業務を主に行っています。

――今後のPICの採用計画はいかがですか?

 

まだ決定してはいませんが、PIC壱岐ではあと2名程度採用したいと考えています。オフィスのキャパシティとしてはスタッフ数の上限は12名ぐらいだと思いますので、その程度の人数まで採用できたら、いったん募集は取り止める予定です。

 

これまで採用したスタッフでWeb系の業務経験者は一人もいませんし、チャットを使うのが初めてという人がほとんどでしたが、皆さん、スムーズに順応されていて助かっています。覚えの早い方が多いですね。順応力や、新しいことへの好奇心といった点は、採用において留意するようにしています。

●PICリーダーへインタビュー(宮下さん)

2018年7月にPIC愛宕から福岡本社へ異動し、PICへの業務を割り振るリーダーの一人となった宮下千佳さんにお話をうかがいました。

PICリーダー 宮下千佳さん

――本社へ異動されて感じる大きな違いはありますか?

 

PIC愛宕では、仕事を依頼してくる福岡本社側の様子が分からず、やり取りも限られた方とでしたが、本社にきてからいろいろな人とコミュニケーションする機会が広がりました。そのため、「PICでこんなことはできる?」といった相談を、気軽にしてもらいやすくなったように感じます。私も不明な点があれば、依頼者へすぐに確認しにいけます。

――PIC愛宕での勤務経験が、現在の業務にどのように活きていますか?

 

PICの現場を経験していますので、指示を出すときにどの程度の材料を揃えればわかってもらいやすいかなどを、知っている点ですね。また、PICスタッフが不安なく業務ができるよう、何かあれば依頼者との間に入っています。

 たとえばPICスタッフが依頼者に質問して、すぐには返事がこないとき、依頼者の状況を確認して、「今、忙しそう」といった様子を伝えることもあります。問い合わせたのに返事がくるまで不安だけれど、でも本社の様子が分からないという状態を自分が経験しているので、PICスタッフにはちょっとしたことでも遠慮せず、私へ連絡してくれるように伝えています。

――仕事の指示を出す上で心がけている点や、今後の課題があればお聞かせください。

 

チャットでの指示はなるべく細かく書きますし、必要に応じてテレビ会議を利用して口頭で説明するようにもしています。認識の齟齬が生まれないように気を付けています。

 

自分自身の課題としては、仕事をPICへ依頼するまでをスピード化したいです。PICスタッフにスムーズに仕事をしてもらうため、私たちリーダーが事前に行う内容確認の時間を、もっと短縮化する方法を考えています。 

●PIC壱岐女性スタッフの皆さんへインタビュー

PIC壱岐にて、女性スタッフ3名にお話をうかがいました。

(左から)PIC壱岐スタッフ 田町麻実さん、白石恵理さん、村井麻理菜さん

――田町さんは2018年10月に入社されたのですね。

田町さん:夫が壱岐出身でUターンし、2018年5月に福岡市内から壱岐へ移りました。2歳の子どもがいます。ハローワークでPIC壱岐の募集を紹介され、前職でパソコンを使っていたことから興味を持ち、またペンシルの社風に魅かれて応募して採用されました。

 

仕事はWeb広告の運用で、白石さんに教えていただきながら、学んでいます。最初はネットに広告を出すということがイメージできず、専門用語も多くて、まるで霧の中を歩いているようでした。自分の広告運用結果で目に見えて成果が出るようになってからは、楽しくなってきました。

チャットでのやり取りについては、どうやったらうまく伝えられるのかを、グループチャットでの他の方のやり取りを見て参考にもしました。

 職場環境はとても良く、働きやすいです。子どもが急な病気になったときも、柔軟に対応してくださいます。

――皆さんが今後、目標とされることをお聞かせください。

 

村井さん:いろいろな種類の依頼がきますが、場数を踏み、知識や経験を増やしていけば、内容を見てすぐに着手できるような状態に入れると思います。そうなれるよう、経験を着実に積んでいきたいです。

 

白石さん:より細かく業務のチェックをするように努めていきたいです。ミス防止についても、より良いやり方を考えているところです。

 

田町さん:私は入社してまだ間がないので、いろいろなことを理解しつつあるかなというレベルです。一緒に仕事をしている白石さんの様子を見て、いずれは「それは私がやります」と言えるくらいの理解力は深めたいですね。

PIC壱岐外観

●PIC愛宕スタッフへインタビュー(小笠原さん)

福岡市内にあるPIC愛宕スタッフの方にもお話をうかがうことができました。

PIC愛宕スタッフ 小笠原生子さん

――PIC愛宕に入社されて2年以上経つそうですね。

 

ハローワークで薦められて応募し、採用されました。福岡本社から依頼される、サイトやメールマガジンの表示チェックなどを担当しています。前職でもそれに似た業務を行うことがありましたので、以前の経験が活かせる部分もあります。

 

親の様子を見にいく日を週に1日作りたいため、現在は週4日勤務です。PIC愛宕まで自転車通勤で15分ほどと、通勤ストレスはありません。親が入院したときにも、それほど休みをとらずに通院できました。

 普段のやりとりはチャットです。最初はチャットの文章を考えることにも時間がかかりましたが、回数を重ねていくうちに慣れてきました。

●シニア対応サイト診断サービス(SFO)スタッフの皆さんへインタビュー

ペンシルのシニア対応サイト診断サービス(SFO)(※)を担当するスタッフの方たちは、PIC壱岐と福岡本社とに分かれていますが、テレワークで問題なくコミュニケーションを取り合っています。

テレビ画面内:福岡本社勤務スタッフ

(左から)家原博道さん、多田けい子さん、金森洋介さん

PIC壱岐スタッフ 森村茂美さん

――テレワークでの仕事の進め方を教えてください。

 

金森さん:普段のやり取りはチャットです。そしてテレビ会議を毎週1時間行い、仕事の進捗報告や質問事項、協議して決めたいことなどを話しています。現在は、リーダーの梅門さん、そして今日は参加できなかったPIC壱岐の坂元さんを含めて、6名体制で行っています。

――今後、SFOではどんなことをしていきたいですか?

 

梅門さん:テレワークによって、場所にとらわれないシニアの人材確保が可能となりました。SFOのチームが評価するほか、一回ごとに参加する「モニター」の方々からの意見を、お客様にフィードバックできるようにもしているところです。現在、壱岐には13名、福岡には19名のモニター登録者がいて、テレワークでの業務参加も予定しています。


高齢化が進む現在、シニアのための商品やサービスがますます重要視されていくでしょう。テレワークでのシニア活用が、当社の業務拡大につながっていくと考えています。社内理解を深めて既存のお客様へ新たなご提案ができるよう、コンサルタント対象にSFOやシニア市場を説明するセミナーも開催しています。

※ペンシル:シニア対応サイト診断サービス(SFO)

https://www.pencil.co.jp/sfo/

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――PICへの依頼はどのように受けているのですか?

 

依頼を受けるのは、福岡本社で勤務するPICリーダーたちです。現在3名のリーダーが、依頼内容に応じた仕事の割り振りを行っています。PICで受けられる業務一覧表を作って社内公開しているほか、リーダーが個別に「この業務ができるかどうか」の相談を社内から受けることもあります。

 

PICへの意見を受け付けるフォームもあり、そこで受け取る意見や要望に一つひとつ答えたり、検討したりしています。

 社内では非属人的なオペレーション業務をできるだけPICに依頼することが、すっかり浸透してきました。また、コンサルタントの月平均の残業時間は、2016年度は約45時間、2017年度は約36時間、2018年度は約24時間と年ごとに減っています。これにPICが貢献していることは明らかだと思います。

――白石さん、村井さんは、最近仕事に感じることはいかがですか?

 

白石さん:ここ半年ぐらいで、仕事内容ががらりと変わりました。これまでやってきた仕事は、田町さんに引継ぎをしました。新しい仕事なので大変ですが、やりがいがあります。レポート作成業務が多くなり、知識が増え、新しいことをどんどん知る日々です。

 

村井さん:担当した業務がペンシルのホームページや、クライアントのサイトに反映されているのを知ると、自分の仕事がペンシルの成果につながっていることが見えてきて、達成感を覚えます。

――仕事を受けるときに心がけていることはありますか?

 

依頼を受けたとき、最初の段階で不明なところがないようにしています。こちらから質問をしていくことで、依頼者の方も、だんだん説明が詳しくなってきたように思います。ですので、最近は質問にかかる時間がかなり減りました。

 

その分、さらに他の業務ができるようになったとも思います。割り振られる仕事は、残業がないぐらいのちょうどいい量ですね。

厚生労働省

​テレワーク宣言応援事業

テレワーク宣言応援事業事務局 (株)テレワークマネジメント

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0120-91-6479