​住所:東京都港区新橋6-19-15 東京美術倶楽部ビル

​業種:情報・通信業(2018年10月1日付け 卸売業から変更)

社員数:1,446名

HP:https://www.tsuzuki.co.jp/

都築電気株式会社
第2回取材記事
テレワークをより利用しやすくするツール&運用紹介

今年度から社長自らリーダーシップをとって、非常に積極的にテレワークの利活用促進に取り組んでいる都築電気。今回の取材では、テレワークを進める中で出てきた課題への対応策や、テレワークのツールや労務管理面を中心にお話をうかがいました。

(左から)大木智広さん(総務部)、大畠久実さん(人事部)、島津幸一さん(情報管理部)、岩根新さん(情報セキュリティセンター)

●テレワーク利用者の声を聞き、より柔軟な制度を検討

――今年度は社長直轄の「健康経営統括室」が誕生し、全社に対してテレワークをはじめとした働き方改革の取り組みを企画・広報され、テレワーク利用者の増加に結び付いていますね。

 

2017年末の段階で目標としていたモバイルワークを含めてのテレワーク利用者300名を達成しました。在宅勤務利用者は約120名で、モバイルワークオフィスの利用登録者は300名を超えています。両方を利用している人もいます。

 

このように成果は出ているのですが、テレワークをしていない人からの理解が十分に得られていませんでした。多いのは、「なんであの人(同僚など)はテレワークを行えて、自分はできないのか」という意見です。また、テレワーク制度を利用している社員からも、自宅限定ではなく、お客様先移動の間に外で仕事ができたり、自宅以外での共有スペースで業務ができたりしたらもっと良いという意見が寄せられました。現在のテレワーク勤務の申請方法を面倒に思う人もいました。

――そうした意見に対してどのような対処を考えていますか?

現在のテレワーク制度に柔軟性をもっと持たせ、周知・広報もさらに行っていくことが必要だと考えています。「自分はテレワークができない」と思っている人の中には、制度についての理解が不足し、そのために自分の仕事の棚卸しができていないこともあります。

自宅以外での作業スペースを設けることについては、外部施設と提携したモバイルワークオフィスでの勤務を本格導入しました。本社や支店の空きスペースに設けているサテライトオフィスを、出張時の利用だけでなく、自宅以外の勤務場所として認めることも検討中です。生産性の向上が見込まれるのであれば、テレワークの利用理由は不要です。利用日数については週2日までと上限を設けます。

テレワーク勤務申請についても、これまでは様子を見るという観点から3カ月単位での更新制で行ってきましたが、今後は一度の申請のみの運用で問題なさそうだと判断し、変更予定です。

――社長自らテレワークを行われたそうですね。

11月のテレワーク月間中に1日在宅勤務を行いました。事前準備で仕事の棚卸しをし、読み込むべき資料を準備して臨みましたが快適に業務ができたそうです。社長へテレワークについてインタビューした内容も社内に周知しています。

●セキュリティを重視して選んだモバイルワークオフィス

――2017年9月から本格導入したモバイルワークオフィスについてお聞かせください。現在契約しているサービスを選んだ理由は?

 

一番の決め手はセキュリティの良さです。完全に仕切られた個室ブースが多く、パソコンや資料を人に見られる心配がないことが当社のテレワーク規程にも合致しました。店舗の場所は、現在のところ都内と近郊に限られますが、30店舗以上あります(2018年1月現在)。2017年6月~8月にまずさまざまな部署から100名程度にトライアルを行ってもらい、いろいろと意見を聞きながら9月から制度化しました。

モバイルワークオフィスを実際に使ってみて感じる良い点は、業務に集中することができ、お客様へのレスポンスも向上した点です。コミュニケーションもツールを活用することで問題なくできています。

 

――モバイルワークオフィスで印刷は認めていますか?

 

印刷は許可していません。不便に感じることはありますが、取り残しのリスクがあるからです。社内に設けているサテライトオフィスでは印刷可能です。

実は「紙文化」が働き方改革を進める弊害の一つになっていることもあり、10月から「紙削減プロジェクト」を立ち上げて、紙がなくても仕事ができる環境や運用を整えていこうとしているところです。まずは第一弾として「現在ある紙を減らす」を進め、第二弾として「印刷する紙を減らす(捺印もなくす)」を総務部の中で進めています。

もう何年も見ることがなく、なくしてもかまわなそうなものから削減を始め、いずれは印刷しなくてもよい運用に変えていきたいのです。モニターを増やすといった設備的な投資も行っています。

●チャットツールにはオリジナルスタンプも導入

――現在、テレワークで利用中のシステムやツールについてお話しください。

 

パソコンについては、モバイル性が高い機種へ徐々に移行中です。来年度中には完了予定です。

コミュニケーションツールは、テレワーク利用者に限らず、「いつでもどこでも働ける環境整備」として導入したものです。チャットやWEB会議だけでなく、プレゼンスやデスクトップ共有などを総合的に備えたものを使用しています。

使いこなしている人からは、「資料の編集などの共同作業が、劇的に効率化した」と特に営業職から好評です。メールでのやりとりよりずっと効率的にできるようになりました。プレゼンス機能は、相手の状況を見て、チャットするか、電話するか、WEB会議を使うかを選択する判断などに使われています。

また、独自の「報連相スタンプ」一つでテレワークの開始・完了などを上司に連絡できる社内チャットツールの利用も促進しています。メール連絡よりも手軽な点がメリットです。毎日のことなので、スタンプ一つで連絡が済むのは意外と時短になっているようです。親しみを持ってもらえるよう、オリジナルのスタンプもリリースしています。

ツールの使いこなしには個人差があります。健康経営統括室からは、随時、便利な機能について社内掲示板にワンポイントで知らせています。最終的な目標は、全社で使える人は使ってほしいです。

「報連相スタンプ」例

――システムやツールに対して社内から求められていることは何ですか?

 

セキュリティと利便性を高い次元で実現することです。特にモバイルでの利用時は、セキュリティを強くすると安心である一方、使い勝手を損ない、使いたい場面でストレスがたまり結果的に利用されなくなります。今後、いろいろなソリューションが出てくると思いますので、ウォッチしながら検討していきたいと思っています。

――Web会議はどんなときに行っていますか? 

 

「自宅や外出先からも会議に参加したい」「出張コストを削減したい」「本社のWebセミナーへ会場外からも参加できるようにしたい」などで利用されています。取引先との打ち合わせで使われることもあります。

なお、当社には全国7拠点に導入したテレビ会議システムもあります。稼働率は85%以上と活用されています。参加人数が多い大きな会議や説明会はテレビ会議を使うことが多いです。高画質で相手の表情や雰囲気を見て話せるので、臨場感がありますね。一方、WEB会議は少人数の会議や打合せで使います。時間や場所を問わずできるので実務的と言えるでしょう。場所が離れた地方の拠点では出張コスト削減のメリットも大きいので、定期的にWEB会議を行っています。このように使い分けています。

●テレワークにおける労務管理について

――テレワークにおける現在の労務管理についてお聞かせください。

当社ではテレワーク勤務を特別扱いしていません。在宅勤務ならば、行先は「自宅」で申請としています。始業・終業についてはメールのほか、先にお話ししたチャット機能でスタンプを利用して知らせることが可能です。

――テレワーク時における働きすぎは防げていると感じられますか?

テレワーク時に申請時間以上勤務する場合は、上長の許可を得てから行います。これは通常勤務と同じです。全体的には申請時間どおりに業務を終了しています。

上司からは、「テレワーク利用者は、当日の勤務時間が社内にいるときに比べて少ない傾向にある」「落ち着いた環境で仕事ができ、効率化できている」と評価しています。したがって働きすぎは防げているのではと思います。

ただ、集中すると昼休みの時間になったことを忘れて、気が付いたら午後になっているというテレワーク利用者もいるようです。上司からは「成果物の確認は問題ないが、作業時間が把握しづらい」という意見もあり、労務管理については今後さらに検討が必要と思っています。

「テレワーク利用時は、子どもも家にいるので、家で仕事をしていると早く終わらせて家族と過ごしたいですね。勤務時間が伸びることはほとんどありません」

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在宅勤務時の西田憲司さん(人事部)

 

厚生労働省

​テレワーク宣言応援事業

テレワーク宣言応援事業事務局 (株)テレワークマネジメント

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